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第九章善待工作，效率至上（第2页）

　　只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作主要目标在哪里。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮现象。

　　法国作家雨果说过："有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划、靠遇事现打主意过日子的人，只有'混乱'二字。"

　　工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，在于能否进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说："总经理的最大困难之一是组织自己的时间。"

　　组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

　　美中贸易全国委员会主席唐纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的"三原则"，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个"能不能"：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简单的方法来取代它？

　　一名高效的员工应该经常记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，这样才能最有效地利用时间，从而拥有一份愉快而高效的工作。

　　化繁为简，高效工作

　　【高效能人士都深知，马上行动，追求简单，事情越显得容易。反之，任何事都会对你产生威胁，让你感到棘手、头痛，精力与热情也跟着下降。】

　　工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简单化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象中，结果只能陷在里面走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。可见，化繁为简，善于把复杂的事物简单化，是防止忙乱、提高效率的法宝。

　　在工作中，常会出现这样的现象：某位员工就某件事情汇报了半天，领导却不得要领，不知其主要说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也让人不明白。这些都是效率低下的表现。

　　詹森集团总裁兼执行长官的比尔·詹森，自1992年开始至今，持续进行一项名为"追求简单"的研究调查，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自460家企业的2500名人士，持续至今已经扩大到1000家企业，人数达到35万人，其中包括了美国银行、花旗银行与迪士尼等知名的大型企业。

　　之后，詹森分别推出了《简单就是力量》和《简单工作，成就无限》两本书，詹森将"简单"的概念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是"缺乏焦点"。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；浪费了太多时间在不重要的信息上，却遗漏了关键的信息；抓不到重点，反复沟通同样的一件事情。

　　(资料来源：郑一群，邱长富。效率至上。北京：地震出版社，2008。）

　　很多管理者都有这样的体会，当初创业时，只有老板和被雇用者两个层级，那时候上下级之间的关系非常简单，工作效能也很高。然而，当发展成为大公司后，关系越来越复杂，管理也越来越困难了。这是什么原因?管理大师彼得·杜拉克告诉我们说："最好的管理是那种交响乐团式的管理，一个指挥可以管理250个乐手。"他通过调查和研究得出的结论是，对企业而言，管理的层级越少越好，层级之间的关系越简单越高效。

　　会工作的人都知道火箭发射的原理：挣脱重力牵制凌空而去。作为卓越企业的高效能人士，必须想尽办法，化繁为简，将影响工作效率的障碍毫不足惜地甩掉。但"简单一些，不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，自然就能花更少的力气，得到更好的结果"，詹森在接受记者访问时如此说道。换句话说，目标清楚、掌握重点、做好沟通，是简单工作的不二法门。

　　世界500强企业之一的宝洁公司，其制度就具有人员精简、结构简单的特点，回应了詹森的简单原则。该公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。

　　曾任该公司总裁的爱德华·哈尼斯在谈到这个传统时说："从意见中择出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。"他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令："把它简化成我所需要的东西!"如果该备忘录过于复杂，他会加上一句："我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的。"

　　很多公司都有过这样的经历：为了提高员工的工作效率，专门花重金请来专业的咨询公司，编写出了一套文采飞扬、图文并茂、理论和案例也十分丰富的规定性和执行性文件，但最后这些文件的命运都是殊途同归，往往被束之高阁，在公司的档案室里存储着，落满了灰尘。

　　将所了解的事情用"一页备忘录"表述出来，并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查；二是要反复研究所得到的材料，"烂熟在胸"，然后从中找出规律性的、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是"吃透"了，一个最简便、最有效的方法是：看能不能用"一页备忘录"概括你要讲的或写的内容。如果做到了，说明吃透了。反之，则说明汇报者对所说或所写的内容仍然是心中无数，无论怎么表述都很难收到理想的效果。

　　因此，不管你的担子有多么重，也不管你所处的环境是多么的恶劣，你绝对有能力扭转被动局面，会将难事变简单。

　　高效能人士都深知，马上行动，追求简单，事情越显得容易。反之，任何事都会对你产生威胁，让你感到棘手、头痛，精力与热情也跟着下降，就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的，费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简，会使工作变得可行，信心跟着大增。

　　没有结果都是无用功

　　【"没有功劳也有苦劳"的想法具有严重的危害性，承认苦劳就等于承认低效率，导致企业员工不再积极进取，而是得过且过，这样企业就没有任何效益可言。】

　　俗话说：革命不分先后，功劳却有大小。企业需要的是能够解决问题、勤奋工作的员工，不是那些曾经作出过一定贡献，现在却跟不上企业发展步伐、自以为是不干活的老员工。在一个凭实力说话的年代，讲究"能者上，平者让，庸者下"，没有哪个老板愿意拿钱去养一些不能给公司带来效益的闲人，因为不能为公司提供结果就是在浪费公司的资源。

　　戴尔公司的核心经营原则就是"靠结果说话"。戴尔对业绩优秀的员工一向给予奖励。同时，对业绩平平者执行的是"严厉的走人政策"。戴尔对各部门、各分支机构的考核更看重最后的结果，主要包括：一是业绩方面的成果考核；二是削减成本的考核。戴尔的成果考核指标很多，有客户忠诚度的指标考核；有投资回报率的考核等。戴尔以业绩指标考核作为标准，督促或者引导员工为结果打拼。

　　但是在工作中，人们经常会说"没有功劳也有苦劳"这句话，特别是那些能力不够的、对待工作没有尽力的人。这句话常常被他们用来安慰自己。他们认为，一项工作只要做了，不管有没有结果，就应该算成绩。

　　当今企业中，有不少员工存在这样的想法。当上司交给的任务没有成功地完成的时候，就会产生"没有功劳也有苦劳"的想法，觉得企业的管理者会谅解自己的难处，会考虑自己的努力因素。

　　但是，没有功劳的苦劳不但消耗了自己的时间，还浪费了企业的公共资源！因为，市场只认效率，公司只认功劳。公司只有创造了效益，员工才可以得到应有的报酬。假如企业生产的产品质量不好，不可能说这种产品虽然质量不好，但也是通过企业员工千辛万苦制造出来的，顾客就要将就着买去，消费者是绝对不会这样做的！

　　经过多年的努力，何先生终于从一名普通的财务人员坐上了公司财务部门总监的位子，享受着优厚的薪水和福利待遇。何先生是公司的老员工，论资历在公司很少有人能与他相比，这也养成了他自以为是、目中无人的习惯。

　　随着公司发展步伐的加快，公司陆陆续续地引进了一批新人，财务部也引进了一个名牌大学的财经专业毕业生。为了让新员工尽快适应工作岗位，公司要求老员工要尽量帮助新人。在新人到来的时候，身为财务部的负责人，何先生口口声声说要多帮助这位新来的员工。